OBIECTIVELE PROIECTULUI

1.          Necesitatea si rolul obiectivelor

Stabilirea obiectivelor si analiza nevoilor reale este o parte esentiala a proiectului. In acest stadiu sunt luate in considerare schitele si formularile alternative de proiect. Se cunoaste faptul ca, in multe cazuri, programele sunt schitate pe baza justificarii unui proiect existent prin evidentierea obiectivelor acceptabile pentru finantatori / investitori, mai curand decat prin evidentierea obiectivelor reale si deci prin enumerarea proiectelor si sub-proiectelor alternative.

Totodata, cea mai importanta parte a literaturii privind managementul proiectului considera ca selectia proiectului trebuie sa se faca, in mod special, in baza obiectivelor financiare. In acest sens exista un numar de proceduri diferite pentru examinarea celei mai bune solutii financiare propuse.

Proiectele de dezvoltare locala pot fi mult mai complicate, pentru ca:

obiectivele sunt stabilite de agenti din afara care au o orientare politica

obiectivele sunt adeseori dificil de cuantificat din punct de vedere financiar iar bugetul este, astfel, mai mult o constrangere decat un obiectiv (de ex: problema este mai curand cum sa realizezi cat mai mult cu un buget dat decat cum sa realizezi un obiectiv specific cu cea mai mica suma de bani)

Scopurile reprezinta viziunea generala si rezultatul dorit al proiectului. Sunt asimilate, uneori, cu obiectivele generale ale proiectului.

Nu se poate elabora un proiect fara a se defini un sistem de obiective, care urmeaza sa fie atins prin activitatile propuse si sustinute de parteneriatul public - privat - civil. Obiectivele se vor propune astfel incat sa reflecte problemele si oportunitatile de dezvoltare identificate anterior. Ele trebuie sa fie clar si concis exprimate, totodata, sa fie realiste.

Managementul proiectului inseamna de fapt echilibrarea a trei factori diferiti, si anume: timp, bani/alte resurse si calitate/specificatie. In acest sistem, partea flexibila, atat in situatia proiectelor din sectorul public cat si din sectorul privat, o constituie stabilirea specificatiilor si a obiectivelor. De aceea, stabilirea specificatiilor si a obiectivelor este foarte importanta. Daca obiectivele nu sunt stabilite corect, in deplina concordanta cu realitatea, eficienta nu va fi atat de mare pe cat ar putea fi.

Calitate / Specificatie

Bani / Resurse Timp

De exemplu:

- In cadrul unui proiect de realizare a unui drum (proiect comercial), specificatia se refera la cum trebuie sa fie drumul, timpul indica pana cand trebuie terminat drumul, iar obiectivul este realizarea drumului cu cat mai putini bani.

- In cazul unor proiecte de dezvoltare, suma de bani este fixa si nici economisirea lor nu este cel mai bun lucru. Factorul timp nu este atat de important (fiind flexibil). Obiectivul unor asemenea proiecte este de a obtine cat mai mult cu resursele aflate la dispozitie. de aici rezulta calitate /specificatii extinse.

In cadrul proiectelor de dezvoltare, rolul obiectivelor este de a orienta masurile pe un anumit proces de dezvoltare, constituind in acelasi timp si un instrument optim de control atat a masurilor, cat si a rezultatelor aplicarii acestora.

2. Elaborarea sistemului de obiective

Elaborarea sistemului de obiective ale proiectelor rezida din urmatoarele cerinte:

identificarea si formularea obiectivelor de actiune dorite

operationalizarea obiectivelor formulate

cuprinderea resurselor financiare si umane implicate in cadrul programelor de actiune

determinarea modului de interferenta intre domeniile tinta

evaluarea de ansamblu a politicilor strategice adoptate

Prin urmare, sistemul de obiective elaborat este un element integrat al sistemului de monitorizare. In cadrul sistemului de monitorizare, sistemul de obiective propus ne indica daca obiectivele propuse sunt realiste sau nu; ne indica daca am facut prognoze pe baze false. Totodata, ne indica daca fondurile existente si alocate dezvoltarii au fost corect utilizate, pentru ca in actuala conjunctura economica ideea de baza este sa se obtina eficienta maxima utilizand fondurile limitate si putine avute la dispozitie.

Daca se incearca o definitie a obiectivelor se poate afirma ca:

1.   Obiectivele sunt efecte problematice dorite a se realiza.

2.   Este imperios necesar ca obiectivele sa fie recunoscute de factorii de decizie din organizatia initiatoare, comunitatea locala respectiva, cat si de comunitatea civila insasi, in situatia proiectelor de dezvoltare locala.

3.   Obiectivele trebuie sa fie explicit formulate, respectiv daca se folosesc resurse endogene sau se urmareste identificarea unor noi resurse din mediul extern pentru realizarea lor.

Fie ca vorbim de un proiect de dezvoltare in sectorul privat sau de dezvoltare locala/regionala, pe baza considerentelor teoretice si a deductiilor logice, a analizei institutionale/locale/regionale de potential, se procedeaza la stabilirea unui sistem de obiective pentru dezvoltarea organizatiei/zonei. Astfel, pentru inceput se determina obiectivele strategice (obiectivele fundamentale).

Acestea trebuie sa fie exprimate in termeni cantitativi sau calitativi, cu precizarea limitelor asociate lor.

Obiectivele fundamentale trebuie sa intruneasca anumite caracteristici definitorii:

sa fie realiste - obiectivele trebuie sa ia in considerare capacitatea si posibilitatile efective de care dispune comunitatea respectiva, in conditiile de mediu actuale si viitoare

sa fie mobilizatoare - sa implice in realizarea si implementarea strategiei intreaga comunitate in cauza

sa fie comprehensibile - obiectivele trebuie sa fie formulate si prezentate de o maniera care sa permita intelegerea continutului lor de catre toti participantii la procesul dezvoltarii locale.

sa fie stimulatoare - obiectivele trebuie sa ia in considerare interesele si asteptarile diferitelor segmente ale comunitatii locale respective.

Daca vorbim de un proiect la modul general, pentru identificarea problemelor (si a beneficiarilor) este necesar sa fie clar care sunt obiective generale ale proiectului.

Din aceste obiective generale se vor identifica obiectivele mai concrete ale  proiectului. Acestea trebuie sa fie:

Specifice

Masurabile

Apreciabile

Realiste

sa aiba un cadru de Timp pentru realizarea lor

Caracteristicile obiectivelor enuntate mai sus impun necesitatea de a stabili indicatori de realizare a lor si totodata indicarea surselor de informatii. Indicatorii stabilesc tinte (scopuri) si ofera si un punct de referinta pentru monitorizarea si evaluarea realizarilor.

Obiectivele trebuie sa fie masurabile pentru a putea stabili daca s-au atins sau nu. Important este argumentul pentru care se doreste realizarea proiectului. De asemenea, pentru donatorul de bani, la fel de important este elementul de atractivitate al proiectului

Acesti 'indicatori de realizare' specifica fiecare parametru in ceea ce priveste:

3. Identificarea problemelor care impiedica atingerea obiectivelor

Identificarea problemelor care impiedica atingerea obiectivelor se poate face in mai multe moduri:

statistici la nivel local si national (sunt mai putine intreprinderi pe cap de locuitor in regiune ?)

influentarea grupurilor reprezentative (care este preocuparea majora a Camerei de Comert ? )

consultarea cu partile interesate

Este important sa se inceapa cu o lunga lista de idei, idei care vor fi grupate si prioritizate. De multe ori problemele sunt interrelationate. De aceea este eficient sa se incerce rezolvarea mai multor probleme in acelasi timp.

Statistici

Evidenta statistica pentru problemele locale poate fi adesea foarte dificila, dar procesul este similar unei cercetari de piata pentru un plan de afaceri. Chiar si acolo unde nu exista dare statistice directe, exista o metoda de extrapolare din informatiile disponibile. Locurile unde se pot gasi informatii sunt:

oficiul national de statistica

autoritatea locala

statistici privind inregistrarea afacerilor

statistici ale propriilor activitati

studiu de piata privind esantionul reprezentativ pentru afaceri si persoane

analiza datelor colectate in alte zone si consolidarea diferentelor

Grupurile reprezentative interesate (actionarii)

O mare parte a managementului proiectului face referire la comunicarea cu actionarii, deci cu partile interesate in realizarea proiectului. Acestia sunt un grup mult mai mare de actori decat beneficiarii imediati ai proiectului.

Actionarii pot fi definiti ca:

orice persoana, grup de persoane sau organizatie care are / au un interes legitim in proiect in momentul actual sau viitor

oricine este afectat sau poate fi afectat

Trebuie sa se ia in consideratie urmatoarele:

actionarii pot fi atat pozitivi / favorabili realizarii proiectului cat si negativi / nefavorabili, incercand sa opreasca proiectul

actionarii pot fi atat individuali cat si colectivi

actionarii pot avea interese intr-un proiect dar in acelasi timp sa aibe interese si opinii diferite

Actionarii sunt importanti pentru proiect pentru ca:

pot fi critici fata de succesul sau esecul proiectului

pot avea o intelegere mult mai mare a fezabilitatii diferitelor actiuni si a resurselor necesare pentru atingerea anumitor obiective decat cineva din afara proiectului

asteptarile / perspectivele lor trebuie administrate

pot furniza informatii importante privind progresul proiectului

Problemele tuturor actionarilor trebuie listate si nu doar a acelora care sunt parte a proiectului. Pentru cointeresarea actionarilor se poate proceda la:

- realizarea unei analize atente

- consultarea participantilor

- evaluarea riscurilor proiectului

Sarcinile si functiile sistemului de obiective

sistemul de obiective este un instrument pentru controlul obiectivelor

da indicatii din timp asupra elementelor nerealiste ale programului (prognoze, instrumente, mijloace)

ofera informatii privind gradul de atingere a obiectivelor (comparatia prevederi-realizari) prin prisma dezvoltarii efective si dezvoltarii planificate.

ofera informatii privind gradul de modificare (analiza prevedere-prevedere /inainte-dupa) prin prisma dezvoltarii efective si valoarea de pornire.

Gradul de atingere a obiectivelor

Se face comparatia intre dezvoltarea existenta si dezvoltarea propusa, pe o anumita perioada de timp, determinata. Astfel, se urmareste gradul de schimbare realizat ca urmare a aplicarii proiectului.

Controlul efectelor

Operationalitatea obiectivelor

Un control al atingerii obiectivelor este posibil doar daca se formuleaza obiective operationale. Acestea sunt obiective care pot fi masurabile si determinate spatial si temporal. Adica, sunt obiective din care se poate deduce precis, fata de o situatie de pornire data, sintuatia tintita, si anume cand:

obiectul de modificat este bine descris

este stabilita corect directia de modificare (schimbare)

este stabilit gradul de modificare dorit (cat de mult se doreste schimbarea)

este stabilita durata de timp necesara modificarii

Situatia de pornire trebuie foarte bine definita pe baza datelor existente.

In practica, sistemul de obiective se construieste prin metode de deducere logica. Obiectivele deduse se supun apoi procesului de dezbatere cu actorii locali si reprezentanti ai comunitatii civile. Obiectivele deduse la nivelul superior nu sunt prea concrete, dar ele sunt foarte concrete la nivelul de jos. De aceea, continutul obiectivelor superioare este stabilit numai dupa ce s-a construit tot sistemul de obiective.

Tehnica de stabilire a obiectivelor

1.   Identificarea obiectivelor, asa cum s-a descris anterior.

2.   Listarea obiectivelor deja formulate.

3.   Sintetizarea intr-un catalog functional de obiective, care poate fi analizat din punct de vedere al interactiunilor dintre obiective, al complexitatii si a sustinerii politice.

4.   Sistematizarea obiectivelor existente in functie de directia de interventie (pe domenii de interventie)

5.   Ierarhizarea obiectivelor si stabilirea relatiilor intre ele, pe orizontala si pe verticala.

Sistemul de obiective este completat cu masurile necesare pentru realizarea lor. Pentru transpunerea in practica a fiecarei masuri se propun proiecte, unul sau mai multe, astfel incat obiectivele fixate sa devina realitate.

Sistem ierarhic de obiective (3 nivele)

		Activitati				Activitati				Activitati

Nota: DA = Directie de actiune